Kommunalministeren må ta ansvar

Dette innlegget kan også leses i Kapital i november 2009.

For kort tid siden ble det kjent at NAV ikke fikk godkjent sitt regnskap for 2008, og at Riksrevisoren mildt sagt var skeptisk til hvordan NAV og forsåvidt også andre offentlige etater brukte teknologi til å koordinere tjenester på tvers av ulike organisasjoner, eller siloer som det er blitt hetende i det offentlige planbyråkratiet.

Dette er en betimelig kritikk, og det er på tide at vi setter søkelyset på hvordan vi kan bruke teknologien til å skape betydelig større effektivitet i offentlig sektor. Dette er rett og slett en dyd av nødvendighet, om vi skal kunne betale framtidige pensjonsforpliktelser og opprettholde våre særs gode syke- og trygdeytelser også I framtiden..

En av de beste bøkene om «IKT i offentlig sektor» med tittel eGovernment begynner slik: «Most eGovernment projects fails».
Og undersøkelser fra flere land viser at dette gjelder mellom 60 og 80 % av alle IT-prosjekter i offentlig sektor. De er enten
helt mislykkede eller de bidrar ikke til å nå de målene som de skulle i tilstrekkelig grad. Og mye av årsakene til dette finner
vi i dårlig prosjektering og manglende innsikt i konsekvensene av de beslutningene som fattes. La meg illustrere dette med et eksempel:

I en større norsk kommune ønsket de at innbyggerne skulle kunne søke barnehageplass på nettet. Fagetaten kontaktet
leverandøren av systemet som holder orden på alle barn og foreldre, det som kalles fagsystemet. Leverandøren sier at
dette ønsket er det eneklt å oppfylle, o g de selger kommunen en modul som gjør at foreldre kan søke barnehageplass over nettet.

Når systemet er i drift, finner arkivleder i kommunen ut at dette ikke kan avgi data til arkivet, slik de er pålagt å gjøre. Det må derfor tilpasses slik at de kan levere data i det standardformatet som alle arkiver benytter. På dette tidspunktet begynner også IT-avdelingen å interessere seg for prosjektet, og de finner at den valgte teknologiløsningen ikke spiller på lag med øvrige systemer, fordi den bygger på andre prinsipper for arkitektur, for å snakke i IT-folkets termer. Det betyr i praksis at informasjon i andre kommunale registre, slik som adresser, familieforhold, informasjon om andre tjenester eller rettigheter, ikke kan kobles sammen med fagsystemet uten at det gjøres helt spesielle og kostbare tilpassninger, noe som er helt nødvendig dersom en skal kunne skape en effektiv drift av de enkelte tjenstene.

Så prosjektet som i utgangspunktet så enkelt og billig ut, ble både mer kostbart og tok mye lengre tid enn antatt.

Dette er en situasjon som har paralleller i norske kommuner og offenlige etater hver eneste dag. 429 kommuner sitter i stor grad og sysler med de samme utfordringene. Noen har riktignok outsourcet IT-drift til et interkommunalt selskap, men også dette skaper utfordringer, for da må IT-ansvarlige i disse selskapene forholde seg til administrasjonen og politierne i alle oppdragskommunene, og det er ikke alltid like enkelt.

Det er liten tvil om at det kastes bort enorme summer på måten overgangen fra industri- til digitalt nettsamfunn er organisert på i Norge. Vi mangler organisatoriske enheter som hjelper kommunene med disse prosessene, som gjør det unødvendig å finne opp hjulet i hver eneste lille kommune og som gjør det mulig å gjenbruke smarte løsninger på en enkel måte.

Dette er et ansvar som kommunalministeren må ta. Hun bør opprette et utvalg som får i oppdrag å kartlegge problematikken, og hun må bidra til at den enorme sløsingen med offentlige midler som finner sted fordi en ikke har egnede systemer til hjelp i saksbehandlingen blir kraftig redusert. Og hun må bidra med midler til å heve kompetansen på gjennomføringen av slike IT-prosjekter i de mange kommunene som faktisk har ansvar for å gjennomføre endringsprosjektene.

Den kommende samhandlingsreformen i helsevesenet er helt avhengig av slik kompetanse, og antakelig er det de færreste kommunene som i det hele tatt er i stand til å gjennomføre de tiltakene som vil måtte komme.

Derfor er det betimelig at RIksrevisoren setter søkelyset på IT-bruken i NAV. Noen burde gjøre det samme når det gjelder kommunene. Der er potensialet for tjenesteforbedring og reduserte kostnader svært høyt. For det er et paradoks at en kan få lån på 1 million kroner (eller avslag på det samme) på to minutter, mens det mange steder tar tre måneder å få svar på om du kan få sette et ekstra vindu inn i garasjen din. En stor andel av saksbehandlingen i kommunene kan automatiseres, fordi den utelukkende er basert på regler. Dette arbeidet må komme i gang snarest. Og kommunalministeren bør kjenne sin besøkelsestid og ta de nødvendige initiativene.

4 Comments

  1. Hei Arne
    Vi skal fyre opp tre IKT-prosjekter i grenlandssamarbeidet i nærmeste framtid. Sak og arkiv, nye digitale tjenester og e-meldinger. Spennende og viktige prosjekter alle sammen. I tillegg jobber vi med en utredning med tanke på felles drift for alle seks kommunene. Også det viktig. Men det er mye å gape over. I forhold til digitale tjenster som f.eks Storbrittanias Fix my street, virker det egentlig ganske meningsløst i den store kommunesammenhengen å lage en egen løsning på dette området når dette egentlig er noe alle trenger. Tromsø har allerede gata mi. Den kan sikkert deles på alle. Og hva med oppdaterte beskrivelser av kommunens lovpålagte tjenester som mange i dag kjøper dyrt av eksterne leverandører. Her kunne man laget en portal i friprogramvare og spredt kostnadene på 429 kommuner. Utviklingsmidler hadde beløpt seg til 10o kroner i året…

    Når det gjelder sak og arkivløsning gjelder det å lage en kravspek som tar høyde for alt, noe som i seg selv er et D-moment. (Vår er nå på 20 sider.. )Og dette sitter de fleste regionssamarbeid og knoter med alle sammen.

    Bergen kommune jobber hardt med IT-arkitektur. Spennende. Slik jeg ser det er arkiv en av hjørnesteinene i en slik arkitektur og i et godt lokaldemokrati. Det skal spille sammen med de fleste andre fagsystemer og danner grunnlaget for god, riktig og rettferdig saksbehandling.
    I forhold til e-meldinger har vi store forventinger og dyktige folk. Men burde ikke noen ta på seg en enda sterkere samordningsrolle. Det å dytte alt ut til kommunene har foreløpig ikke løst eller effektivisert allverden.
    Det er ikke vanskelig å se det store potensialet vi har i forhold til å kunne effektivisere det offentlige ved hjelp av IKT. Holdt akkurat et foredrag for ledere i Bamble kommune om eGovernment. Det ble tatt godt i mot, og den største responsen fikk jeg når jeg kunne vise til praktiske eksempler på hva som funker.

    Alle skjønner at automatiske bomstasjoner effektiviserer. Ingen har trolig tatt i fakturaen før postmannen legger den i postkassa – og snart kommer den direkte til nettbanken…

    Ved valget kjøpte kommunen inn scannere som tok 80 stemmesedler i minuttet. Det sparte oss for et helt stemmekorps. Og alle var enige om at vi om noen få år kommer til å le oss skakke av disse gammeldagse maskinene. Overføring av disse eksemplene til søknadsskjemaer og andre blanketter som etter utfylling hjemme, suser gjennom hele systemet og gir deg barnehageplass på ti sekunder, er det ingen som har problemer med å se. Hvis denne stunden forankret slike tanker hos noen av disse lederne, kommer det til å skje mye bra!

    Utfordringene ligger likevel ofte lokalt, spesielt når dyktige og velmenede fagmennesker skal ha sin egen versjon av søknadsskjemaer og sitt fagsystem. Har vi da ikke ledere som skjønner eGovernment, får vi ikke tatt de rette avgjørelsene.

    Nei, Arne, få flere inn på eGovernment-kurset ditt…

  2. hei Arne

    I tillegg til fiske og sal av djuprigg, arbeider eg i Kvinnherad kommune og kjenner godt i gjenn dine vurderingar. Her vil eg berre kommentera bruk av frie programvarer. For mange år sidan gjekk vi over til Open Office. Det var anbefalt frå sentralt hald og sparte oss for betydelege summar. Men så erfarer vi at sentrale leverandørar oppgraderer sine fagprogram i Microsoft fyrst og så langt etterpå i Open Office. Vi kunne oftew heller ikkje oppgradera fagprogramma til siste versjon på OO. Med andre ord vi var stadig på defansiven. Neste tilbakevendande problem var oversending av tekstfiler som mottakar ikkje kunne lesa utan at vi lagra dei andre format, politiske vedtak, saksframstillingar, plandokument, og utgreiingar. Vi gjekk lei og forbanna! Resultatet er at vi i dag er tilbake til Microsoft og betaler milionbeløp i lisensar sjølv om det er rimelegare enn før. I haust kom det brev frå KS eller eit departement med anbefaling av opne system. Eg tillet meg å svara at det skulle vi vurdera når dei og departementa kunne dokumentera eigen bruk av slike system. Eg har ikkje fått svar.
    Eg får vel seia at dette er uformelle kommentarar og at eg er ansvarleg leiar for kommunen sine fellestenester, men nett no har eg sjukepermisjon. Vi har som motto forbetring, fornying og forenkling – eg opplever stadig at mine medarbeidarar på grasrota kjem med innspel. Vi har i dag elektronisk arkivering og elektronisk handsaming av faktura, Men vi må lagra alle papirfaktura i 10 år på papir!!!!!

  3. Tidligere var det noen som skrev om forskjellene mellom hardware, software og wetware. De to første er velkjente, men den siste handler om det å lære seg bruken av de første, om å vite hvor på sidene du skal klikke osv. Dette siste koster ikke penger, men tar tid, som igjen er penger når noen skal betales lønn for å gjøre dette. Å spare penger på lisenser kan fort bli dyrt, når arbeidsprosesser tar lenger tid, gjør kommunikasjon lite fleksibel fordi mottaker ikke kan lese de aktuelle filformatene osv.
    Så selv om idealene er åpen kildekode, så er hverdagen full av begrensninger som gjør at dette ikke alltid er like smart i praksis.
    Jeg synes det var smart å be om dokumentasjon på at de selv bruker dette. Hvis de ikke gjør det, har de et forklaringsproblem. Takk for innspillet.

  4. Det er vel ikkje tvil om at det ville vera store besparelser å hente om det offentlige hadde gått over til digtale nettenester. Kommunalministeren må ta hovedansvaret her, men det er vel så viktig at brukarane har riktig haldning til systema, slik at dei blir brukt som tenkt. Eg trur mange av oss ”vanlege” menneske som har nådd ein viss alder, er skeptisk til å legga informasjon om oss sjølve ut på nettet. Kven har tilgang til det me skriv? Kva skjer med den informasjonen me legg ut på nettet? Kan nokon misbruka informasjonen me legg ut? Grunnen til denne skepsisen, trur eg er mangel på kunnskap. Det digitale nettverket er eit ukjent territorium for mange av oss, og me vil helst halde oss langt unna. Me treng å forstå korleis det heile er oppbygd. Når me har tilegna oss kunnskap om det digitale nettverket, vil skepsisen bli mindre og me vil sjå fordelar med å bruka det. Utfordringa blir å finne måtar å vekka interesse og engasjement hos folk på, slik at me bli nyfikne på å finna ut kva det digitale nettverket eigentleg er.

Legg inn en kommentar

Dette nettstedet bruker Akismet for å redusere spam. Lær om hvordan dine kommentar-data prosesseres.